ファシリテーション

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以前、社内をもっと活性化させようというテーマで書いていますが、
特にミーティングの活性化について、先日行ったことをまとめておきます。

そもそもファシリテーションですが、wikipediaによると下記。（一部抜粋）

会議、ミーティング等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力の１つ。

コミュニケーションスキル以外にも、ルールが必要な場合の内容設定や補助、プログラムのデザイン、進め方や、さらに会議の場所や参加者の選択、日程のデザインなど、オーガナイザーやリーダーの機能を担う。

会議の場に限定される機能とするのは誤りであり、日常での組織コミュニケーション全般において、ファシリテーション技術は活用される。

ミーティングにおいて、ファシリテーター（ファシリテーションを行う人）の有無や内容により、
その雰囲気や成果も大きく異なることは分かっていつつも、上手く社内において例示できる
機会が多くなかったため、隔週で行っている全体ミーティングにおいて、普段は各メンバーに
持ち回りで担当してもらっていましたが、先日あえて飯原の方でファシリテーションを意識して
実行するということでファシリテーターを行ってみました。

実施前の課題感としては、端的に表現するとついつい、「狭義の司会・進行役」に
なってしまっているケースが散見されました。
つまり、順番に「式次第」を読み上げて淡々と進行していくのみになっていることがままある状況でした。

ファシリテーションを実施してみた全体ミーティングの直後、
参加者にどんなところが良かったか、気付き・意見を出してもらったものをまとめたのが下記です。

■準備
・用意された資料がありスムーズだった

■ファシリテーター自身の表情・声・動き
・ファシリテーター自身がリラックスすることで、参加者もリラックスできる
・笑顔や声のトーンが参加者に良い影響を与える
・座らずに立って、室内を動きまわることでメリハリや空気の動きができる

■ミーティング参加者への働きかけ
・ミーティングや各パートにおける役割確認を行う
・ミーティング開始時の「お願いします！」という掛け声や良い報告があった時の拍手や
「おめでとう！」の口火をきる
・状況を見ながら、必要に応じて指名して発言を促す
・必要に応じて、きちんと必要な質問・突っ込み・問題提起を行う
・テンポよく、発言・進行する（間の悪い静寂を作らない／歯切れの良く）

■発言内容の交通整理・確認
・自身、他者問わず発言内容を「例えば〜」と例を交えて分かりやすくする
・発言内容や議論内容を、中立的な視点でまとめて全員に確認、理解を助ける
・（あるいは、）発言者に発言内容のまとめを促す
・内容の理解が難しく議論に着いて来れていない人が居ないか随時確認し、必要に応じてフォローを行う

ファシリテーションは体系的に学んでみたいですが、上記を意識するだけでも雰囲気や
全体の参加度、成果は変わってくるでしょう。

また、こちらもwikipediaからの抜粋ですが、

ファシリテーターにはファシリテーション技術以前に、参加者または組織に対して良心に基づいた、達成イメージへの情熱と信念が必要とされる。

方法論よりも上記の姿勢・気持ちが何より大切なのだと思います。